Elektronischer Geschäftsverkehr im Mittelstand. Ein Praxisbeispiel von der Planung bis zur Investition

Die Beschaffungsabteilung der Firma MEF, eines mittelständischen Anlagenbauers, wird täglich mit einem sehr umfangreichen Materialstamm konfrontiert. Das Anlegen und Pflegen der Daten verursachen einen sehr großen Zeitaufwand. Oft überschreiten die Beschaffungskosten von C-Teilen den Materialwert. Die Informationsversorgung der Mitarbeiter und die einzelnen Geschäftsfälle erzeugen eine erhebliche Menge an bedrucktem Papier (Bestellungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen). Andererseits nehmen elektronische Informations- und Kommunikationstechnologien zunehmend Einfluss auf die Beschaffungsstrategien von Unternehmen. Sogenannte EDI-Lösungen (Electonic Data Interchange) automatisieren schon heute Schnittstellenprozesse in großen Unternehmen. Die vorliegende Arbeit prüft, inwieweit EDI die Beschaffungsprozesse der Firma MEF optimieren kann und welche Waren und Lieferanten dafür in Frage kommen. Dabei bezieht sie sowohl technische Gesichtspunkte als auch betriebswirtschaftliche Nutzenpotentiale mit ein.
Der erste Teil vermittelt ein Grundverständnis über Technologien und Basisfunktionen bei der elektronischen Geschäftsabwicklung, Sicherheitsaspekte, Standards zum Datenaustausch und bereits vorherrschende Lösungen zur Unternehmensintegration. Der zweite Teil befasst sich mit der Rationalisierung der Beschaffungsprozesse in der Firma MEF. Eigens entwickelte Methoden zur Katalogmaterial-Identifikation, zur Lieferantenkonsolidierung und zur Aufwandschätzung im operativen Einkauf analysieren die Situation im Beispielunternehmen. Ein Synthese-Analyse-Verfahren führt dann zu einem Sollkonzept. Unter Berücksichtigung der Investitionskosten und des Implementierungsaufwands entwickelt sich daraus schließlich eine konkrete Integrationslösung zum Abbau von manuellen Datenerfassungsvorgängen. Anhand prognostizierter Einsparungen und konkreter Systemangebote zeigt die Kosten-Nutzen-Analyse, dass die Anzahl abgewickelter Transaktionen über den Erfolg eines Integrationssystems entscheidet. Organisatorische Faktoren, wie Standards oder das Lieferantenumfeld, üben demnach einen größeren Einfluss auf die elektronische Beschaffung aus als die technische Umsetzung.