Einführung eines internen Kontrollsystems (IKS) in einem KMU Betrieb: Ein Leitfaden

Es wird im vorliegenden Buch beschrieben, wie ein Internes Kontrollsystem in einem KMU Betrieb eingeführt wurde.
Eine grosse Motivation, diese Projektarbeit durchzuführen, war einerseits die neue Aktienrechtsreform in der Schweiz, die die Existenz eines IKS in der Schweiz in Zukunft zwingend vorschreiben wird. Natürlich entsteht dem Unternehmen bei der Einführung eines IKS auch ein grosser Nutzen bezüglich Sicherheit und wirtschaftlicheren Abläufen, was natürlich auch eine zusätzlich Motivation und Herausforderung zur Durchführung einer solchen Projektarbeit war.
Damit es möglich war, ein IKS praktisch einzuführen, das die erforderlichen Anforderungen auch erfüllen kann, war es für der Autor vorgängig notwendig, sich ein theoretisches Fachwissen anzueignen, damit genügend Basiswissen vorhanden war, um eine solche Projektarbeit überhaupt erfolgreich umzusetzen. Im ersten Teil der Arbeit wird deshalb auch auf die wichtigsten Begriffe und Ziele eines Internen Kontrollsystems eingegangen und es wird auch das COSO Framework beschrieben, weil dieses Rahmenwerk für eine Einführung eines IKS eine wertvolle Unterstützung bietet.
Der wichtige Teil der vorliegenden Arbeit war die praktische Arbeit, bei der es vorwiegend darum ging, die Risikozonen und Schwachstellen im Betrieb aufzudecken, denen mittels wirtschaftlicheren und wirksameren Abläufen begegnet werden sollte.
Der Projektleiter, der gleichzeitig der Verfasser dieser Arbeit ist, lehnte sich bei seinen Tätigkeiten an das COSO Framework. Es ging vorerst darum, sich ein Bild über das Kontrollumfeld im Unternehmen zu machen, bei dem Fragen wie Ethik und Unternehmenskultur im Vordergrund stehen. Eine gesunde Ethik und Unternehmenskultur sind wichtig, damit eine IKS im Unternehmen gut abgestützt ist. Die Einführung eines IKS darf bei der Belegschaft nicht auf Ablehnung stossen, sonst wird das Projekt kaum von Erfolg gekrönt sein.
Anschliessend wurden im Unternehmen die wichtigsten Risiken ermittelt, die wirtschaftliche und wirksame Betriebsabläufe behindern könnten. Nach der Ermittlung der Risiken wurde versucht, die Schwachstellen innerhalb dieser Risiken zu ermitteln. Die ermittelten Schwachstellen sind mittels geeigneten Vorkehrungen in Form von Arbeitsanweisungen, Organisationsrichtlinien und Kontrollautomatismen zu beheben, was ein ständiger Prozess ist. Die verbesserten Betriebsabläufe müssen nach der Einführung von der Belegschaft auch gelebt werden, erst dann kann von einem wirksamen und effizienten IKS gesprochen werden.